PDF-verzending is geen bijzaak.
Van handeling naar infrastructuur
Dan horen zaken vast te liggen zoals:
Uniforme huisstijl voor alle PDF’s
- Visuele handtekening automatisch op de juiste plek
- AVG conforme beveiliging per e mailadres
Zolang het goed gaat, valt het niet op. Totdat het mis gaat.
Ontvang een praktisch kader om risico’s te herkennen, minimumeisen te formuleren en dit intern bespreekbaar te maken.
Analyse
Waarom digitale documentverzending zelden expliciet is ingericht.
Risico
Waar afhankelijkheid van individuen bestuurlijke kwetsbaarheid creëert.
Borging
Welke minimale uitgangspunten nodig zijn om dit proces beheersbaar te maken.
Digitale verzending en de AVG
De Algemene Verordening Gegevensbescherming stelt expliciet dat organisaties passende technische en organisatorische maatregelen moeten treffen om persoonsgegevens te beveiligen. Artikel 32 vereist dat deze maatregelen in verhouding staan tot de aard en de risico’s van de verwerking. Dit ziet niet uitsluitend op opslag en interne systemen, maar eveneens op de fase waarin documenten de organisatie verlaten.
De Autoriteit Persoonsgegevens wijst versleuteling van bijlagen expliciet aan als passende maatregel bij e mailverzending van persoonsgegevens. Indien documentverzending afhankelijk blijft van individuele handelingen, berust naleving daarmee in belangrijke mate op discipline in plaats van op structurele inrichting.
Het expliciet organiseren van documentafgifte vormt daarom geen operationele optimalisatie, maar een onderdeel van aantoonbare en systemisch geborgde compliance.
Executive summary
Binnen accountantskantoren is inhoudelijke kwaliteit zorgvuldig ingericht. Werkprogramma’s, reviews en dossiervorming zijn expliciet vastgelegd. De verzending van PDF-documenten wordt daarentegen vaak gezien als vanzelfsprekende afronding van het proces.
In de praktijk werkt dit meestal zonder zichtbare problemen. Toch is verzending in veel organisaties impliciet georganiseerd. In een hybride model waarin portaal en e-mail naast elkaar bestaan, blijven adressering, presentatie en beveiliging afhankelijk van handmatige uitvoering.
Procesvolwassenheid gaat niet over het ontbreken van incidenten, maar over het reduceren van afhankelijkheden. Wanneer documentafgifte systemisch wordt ingericht, verandert het inhoudelijke werk niet. Wat verandert, is de voorspelbaarheid van de uitkomst.
Wat vraagt dit in de praktijk?
Voor veel kantoren blijkt de inrichting geen omvangrijk traject te zijn, maar een beperkte investering in uniformering en automatisering van de laatste processtap.
In de praktijk is de licentie vaak terugverdiend na één rapport of aangiftecyclus, doordat handmatige handelingen en herstelwerk vervallen.
Digitaal briefpapier en PDF beveiliging voor AFAS, CaseWare, Nextens, Exact Online en Fiscaal Online
Veel accountantskantoren werken dagelijks met rapportagegeneratoren zoals AFAS, CaseWare, Nextens, Exact Online en Fiscaal Online. Deze systemen genereren automatisch PDF-rapportages, aangiftes, jaarrekeningen en financiële overzichten.
De PDF-output uit AFAS klopt technisch.
CaseWare levert inhoudelijk correcte rapportages.
Nextens en Fiscaal Online produceren aangifte-PDF’s met persoonsgegevens.
Exact Online genereert financiële rapporten en documenten.
Maar elke applicatie hanteert zijn eigen opmaaklogica voor huisstijl.
Een PDF uit AFAS ziet er anders uit dan een rapport uit CaseWare.
Een aangifte uit Nextens wijkt visueel af van een document uit Exact Online of Fiscaal Online.
Zodra deze PDF’s per e-mail worden verstuurd, ontstaat:
Inconsistente huisstijl
Handmatige nabewerking
Losse wachtwoordinstelling
Extra controle onder tijdsdruk
Fabreasy zorgt dat elke PDF uit AFAS, CaseWare, Nextens, Exact Online en Fiscaal Online automatisch wordt voorzien van digitaal briefpapier, handtekening en een uniek wachtwoord per ontvanger.
AFAS PDF automatisch voorzien van briefpapier en versleuteling
PDF-rapportages uit AFAS worden vaak direct per e-mail gedeeld met cliënten. Toch bevat een standaard AFAS PDF geen automatisch digitaal briefpapier of versleuteling per ontvanger.
Met Fabreasy wordt elke PDF uit AFAS automatisch:
Voorzien van vaste huisstijl
Aangevuld met digitale handtekening
Versleuteld met een uniek wachtwoord per e-mailadres
Zo blijven AFAS PDF-rapportages consistent met Word- en Excel-documenten binnen hetzelfde kantoor.
CaseWare rapportages automatisch in vaste huisstijl
CaseWare wordt veel gebruikt voor samenstelwerkzaamheden en jaarrekeningen. De gegenereerde PDF uit CaseWare is inhoudelijk volledig, maar bevat geen uniforme briefpapier-overlay.
Wanneer een CaseWare rapport per e-mail wordt verstuurd:
Is de uitstraling niet altijd gelijk aan andere documenten
Moet beveiliging handmatig worden ingesteld
Ontstaat risico bij AVG-gevoelige gegevens
Fabreasy verwerkt CaseWare PDF-bestanden lokaal en past automatisch digitaal briefpapier en versleuteling toe voordat het rapport wordt verzonden.
Nextens aangiftes automatisch versleutelen volgens AVG
Aangiftes uit Nextens bevatten persoonsgegevens, financiële gegevens en fiscale informatie. De AVG noemt versleuteling expliciet als passende beveiligingsmaatregel bij verzending via e-mail.
In de praktijk worden Nextens PDF-aangiftes vaak:
Handmatig beveiligd
Met los wachtwoord verzonden
Of zonder versleuteling gedeeld
Fabreasy automatiseert dit proces. Elke PDF uit Nextens wordt automatisch voorzien van een uniek wachtwoord per ontvanger, gekoppeld aan het e-mailadres.
Geen extra handmatige stap meer.
Exact Online PDF-rapportages consistent en beveiligd
Exact Online genereert financiële rapportages, facturen en overzichten. Net als bij AFAS en CaseWare gebruikt Exact Online een eigen opmaakstructuur.
Daardoor kan een PDF uit Exact Online visueel afwijken van andere uitgaande documenten.
Fabreasy voegt automatisch digitaal briefpapier toe aan elke PDF uit Exact Online en past versleuteling per ontvanger toe voordat het document per e-mail wordt verstuurd.
Zo ontstaat één vaste standaard over AFAS, CaseWare, Nextens en Exact Online heen.
Fiscaal Online PDF aangiftes automatisch beveiligen
Fiscaal Online wordt gebruikt voor fiscale aangiftes en rapportages. De gegenereerde PDF-documenten bevatten vertrouwelijke persoonsgegevens.
Wanneer een PDF uit Fiscaal Online per e-mail wordt verzonden, moet versleuteling als passende maatregel worden toegepast.
Fabreasy zorgt dat elke PDF uit Fiscaal Online automatisch:
Digitaal briefpapier bevat
Een vaste handtekening krijgt
Wordt versleuteld met uniek wachtwoord per ontvanger
Volledig lokaal verwerkt op Windows, zonder cloudopslag.
Eén vaste uitgaande standaard voor AFAS, CaseWare, Nextens, Exact Online en Fiscaal Online
Veel kantoren gebruiken meerdere systemen tegelijk:
AFAS voor rapportage
CaseWare voor jaarrekening
Nextens voor aangiftes
Exact Online voor administratie
Fiscaal Online voor fiscale rapporten
Zonder centrale oplossing ontstaat per systeem een andere PDF-stijl.
Fabreasy creëert één uniforme uitgaande standaard voor alle PDF-documenten uit AFAS, CaseWare, Nextens, Exact Online en Fiscaal Online.
Elke uitgaande PDF:
Consistente huisstijl
Digitale handtekening
Uniek wachtwoord per ontvanger
Lokaal verwerkt
AVG-conform verzonden
AVG en versleuteling van PDF-rapportages
De AVG vereist passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen. Versleuteling wordt expliciet genoemd als voorbeeld van zo’n maatregel.
Rapportages uit AFAS, CaseWare, Nextens, Exact Online en Fiscaal Online bevatten vrijwel altijd persoonsgegevens.
Het automatisch toepassen van versleuteling op elke PDF bij verzending via e-mail vermindert risico’s en voorkomt handmatige fouten.
Fabreasy automatiseert deze beveiligingsstap volledig en verwerkt alle PDF-bestanden lokaal.
FAQ – Digitaal briefpapier en PDF beveiliging
Kan ik automatisch briefpapier toevoegen aan een AFAS PDF?
Ja. Fabreasy voegt automatisch huisstijl, handtekening en versleuteling toe aan PDF-rapportages uit AFAS.
Werkt Fabreasy met CaseWare rapporten?
Ja. PDF-bestanden uit CaseWare kunnen automatisch worden voorzien van digitaal briefpapier en een uniek wachtwoord per ontvanger.
Kan ik Nextens aangiftes automatisch beveiligen?
Ja. Elke PDF uit Nextens kan automatisch worden versleuteld met een uniek wachtwoord per e-mailadres.
Ondersteunt Fabreasy Exact Online PDF-rapportages?
Ja. PDF-documenten uit Exact Online worden automatisch voorzien van vaste huisstijl en beveiliging.
Kan ik Fiscaal Online aangiftes versleutelen zonder handmatig wachtwoord?
Ja. Fabreasy past automatisch versleuteling toe op elke PDF uit Fiscaal Online.
Worden PDF-bestanden naar een cloudserver geüpload?
Nee. Alle PDF-documenten uit AFAS, CaseWare, Nextens, Exact Online en Fiscaal Online worden volledig lokaal verwerkt.